Die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes und, sofern im jeweiligen Bundesland anwendbar, die des E-Government-Gesetzes stellen Hochschulen vor die Herausforderung wichtige Schritte auf dem Transformationspfad “Digitale Hochschulverwaltung” zu gehen. So sind beispielsweise sämtliche Prozesse rund um die “Lebenslage Studium” bis zum 31.12.2022 elektronisch abzubilden.
In diesem Planungsprozess sowie der Umsetzung der daraus resultierenden Digitalisierungsbedarfe begleitet die myconsult GmbH mehrere Hochschulen.
Um Hochschulen bundesweit dabei zu unterstützen, die externen rechtlichen Anforderungen aber auch die hochschuleigenen Bedarfe in der Umsetzung der vielen kleinen und größeren Projekte abzubilden, hat myconsult das folgende Vorgehen entwickelt, das beim internen Wissensaufbau zu EGovG und OZG und deren Konsequenzen für die Hochschulen beginnt und bis zur validierten Roadmap einen Rahmen für die Digitale Transformation schafft.
In einem Wissens-Workshop auf Leitungsebene werden neben einem Einstieg in das Themenfeld der digitalen Verwaltung die rechtlichen Anforderungen erläutert und daraus die Herausforderungen und Aufgaben der Hochschule abgeleitet. Im zweiten Schritt wird gemeinsam ein Strategiepapier erarbeitet, in dem Ziele und Leitlinien für den Weg der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben festgeschrieben werden. In diesem Zuge wird gleichsam der Status quo der Hochschule, z. B. hinsichtlich bereits geplanter oder laufender Digitalisierungsprojekte, abgefragt und verarbeitet. In der anschließenden Phase des “Roadmappings” ist das Ziel, den für die jeweilige Hochschule angemessenen Transformationspfad zur Realisierung der digitalen Verwaltung auszugestalten. Dabei spielen die hochschuleigenen Prozesse und deren Digitalisierungsgrad sowie die laufenden Digitalisierungsprojekte eine zentrale Rolle. Die Visualisierung der Prozesse und der verwendeten IT-Systeme in einem IT-Bebauungsplan erleichtert die Identifikation der Entwicklungsbedarfe hin zu einer digitalen Hochschulverwaltung. Die gemeinsame Erarbeitung eines Projektportfolios mit der Beschreibung notwendiger Projekte und deren Priorisierung konkretisiert den Transformationspfad weiter. Im abschließenden Schritt des Roadmappings werden die einzelnen Projekte in einer zweckmäßigen Reihenfolge auf der gesetzlich gegebenen Zeitschiene angelegt. Es entsteht im Ergebnis ein konkreter Umsetzungsplan, der die Fülle der kommenden Vorhaben sowie bestehende Abhängigkeiten untereinander abbildet. Er kann schließlich als Basis für die weitere Ausgestaltung z. B. in Form der Projektierung der einzelnen Vorhaben dienen und hilft, die gesetzlichen Anforderungen und gesetzte strategische Ziele zu erreichen.
Die myconsult entwirft Lösungen nicht nur theoretisch, sondern begleitet deren Umsetzung, aufgrund der umfangreichen Kenntnis der Prozesse an Hochschulen und einer ausgewiesenen IT-Transformationskompetenz, in der Praxis. Aktuell unterstützen unsere erfahrenen Beraterinnen und Berater Hochschulen in der konkreten Umsetzung unterschiedlicher Digitalisierungsvorhaben, die aus verschiedenen Roadmapping-Projekten resultierten. Die Durchführung von Reorganisations- und IT-Projekten und die fachliche Unterstützung bei der Vorbereitung zur Auswahl geeigneter Systemanbieter unter Berücksichtigung innovativer und agiler Projektmanagementansätze, einer konsequenten Prozess- und Organisationsanalyse sowie einer Sicherstellung sinnvoller Einführungsstrategien zur Gestaltung und Veränderung von Organisationen stehen dabei im Fokus unseres Handelns.
Wir unterstützen Sie dabei, als Hochschule die Herausforderungen aus EGovG und OZG aufzugreifen und den Veränderungsprozess proaktiv anzugehen und freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.
Dr. Sven Barth
Berater & Experte für Digitalisierung im Hochschulbereich
barth"AT"myconsult.de
www.myconsult.de
Die myconsult GmbH ist Partner der Campus Innovation 2021.