Ziel der E-Government-Gesetze von Bund und Ländern ist die durchgehend digitale Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen sowie die elektronische Kommunikation. Die Liste der zu digitalisierenden Prozesse ist lang, umfasst auch die internen Abläufe von Hochschulen und geht damit über den Leistungskatalog zum Onlinezugangsgesetz hinaus.
Den Einsatz von IT-Anwendungen auf Prozessebene planen
Nicht immer kann dabei ein IT-Fachverfahren den Prozess von Anfang bis Ende komplett digital abbilden, weshalb unterschiedliche Software – etwa für digitale Webformulare, interne Workflows und elektronische Aktenführung – ineinandergreifen müssen. Doch unabhängig vom Gegenstand der angebotenen Services lässt sich jeder Prozess in sechs Abschnitte aufteilen, für die teilweise eine eigene IT-Unterstützung notwendig sein kann – wie in der Grafik abgebildet. Den Status quo Ihrer Organisation erheben wir mit Ihnen in der Digitalisierungs-Inventur.
Digitalisierungs-Inventur heißt, die komplett digitalisierte Hochschule zu konzipieren
Gewöhnlich werden bisher im Zuge der Digitalisierung einzelne Projekte aufgesetzt, die ihre jeweiligen Veränderungsbedarfe in der Hochschule erst noch mühsam konkretisieren müssen und oftmals ganze Abteilungen übersehen. Wir drehen daher die Perspektive um: Wir bestimmen mit Ihnen alle Digitalisierungsbedarfe auf Prozessebene und leiten dann erst die Projekte ab, die für eine vollständig digitale Verwaltung notwendig sind. Aktuell unterstützen wir auf diese Weise die Verwaltung der Universität zu Köln mit ihren ca. 300 internen und externen Prozessen vom Studierenden-Management bis zum Gebäude-Management. In Workshops und Experten-Interviews mit den Beteiligten einer Organisation erheben wir aber nicht nur die Änderungsbedarfe, sondern diskutieren bereits mögliche digitale Lösungen – das schafft Veränderungsbereitschaft unter den Beschäftigten.
Die Roadmap für den Ablauf der digitalen Transformation erstellen
Im Anschluss an diese Bestandsaufnahme entsteht ein Portfolio an Projekten, die für eine durchgehend digitale Verwaltung notwendig sind – von der strukturierten Datenerfassung per Webformular über Workflows der Sachbearbeitung bis zur prozessorientierten eAkte. Mit unserer IT-Expertise und Marktkenntnis unterstützen wir bei der sachlogischen Priorisierung der einzelnen Projekte. So kann die Organisation ihre „Roadmap“ an Projekten festlegen, mit denen sich innerhalb weniger Jahre die vollständige digitale Transformation erreichen lässt.
Durch die jahrelange Erfahrung unserer Berater:innen in der öffentlichen Verwaltung sind wir Ihr kompetenter und unabhängiger Ansprechpartner für die Planung und Umsetzung der digitalen Transformation. Be human. Be digital. Be both.
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